فهرست کارهای روزانه‌ تان علیه شماست؟ / روانشناسی چه می‌ گوید؟

به گزارش گروه روانشناسی رکنا، مشکل لزوما خود فهرست کارها نیست. مسئله زمانی ایجاد می شود که فهرست را با برنامه ریزی، اولویت بندی و ظرفیت واقعی روز اشتباه بگیریم. فهرست کارها به ما می گوید چه کارهایی وجود دارند؛ برنامه مشخص می کند کدام کار، چه زمانی و با چه میزان انرژی انجام خواهد شد.

چرا فهرست کارهای روزانه گاهی نتیجه معکوس می دهد؟

۱. فهرست بلند، تصمیم گیری را سخت تر می کند

وقتی ۲۰ یا ۳۰ کار مقابل چشم قرار می گیرد، ذهن فقط با انجام دادن کارها مواجه نیست؛ باید مدام تصمیم بگیرد از کجا شروع کنم، کدام مهم تر است و آیا برای همه آنها وقت دارم؟

این تصمیم گیری های تکراری می تواند انرژی ذهنی مصرف کند و فرد را به سمت ساده ترین کارها بکشاند. راه حل لزوما حذف همه کارها از فهرست نیست.

بهتر است بین فهرست اصلی و فهرست امروز تفاوت بگذارید. ممکن است فهرست اصلی شما طولانی باشد، اما برنامه عملی امروز باید محدود و روشن باشد.

۲. کارهای کوچک جای کارهای مهم را می گیرند

تیک زدن یک کار ساده احساس پیشرفت فوری ایجاد می کند.به همین دلیل ممکن است فرد به جای نوشتن گزارش، انجام یک تماس مهم یا حل یک مسئله دشوار، سراغ مرتب کردن پوشه ها، پاسخ دادن به پیام های ساده یا انجام کارهای کم اهمیت برود.

کارهای کوچک بد نیستند؛ مشکل زمانی ایجاد می شود که تعداد تیک های فهرست را با پیشرفت واقعی اشتباه بگیریم. یک سوال ساده می تواند اولویت را روشن کند: اگر امروز فقط یک کار اساسی انجام شود، کدام کار بیشترین اثر را دارد؟ همان کار باید جای مشخصی در برنامه روز داشته باشد.

۳. زمان واقعی کارها در فهرست دیده نمی شود

نوشتن تهیه گزارش و ارسال یک ایمیل در یک فهرست، ممکن است این تصور را ایجاد کند که هر دو فقط یک مورد هستند. اما یکی شاید دو دقیقه زمان بخواهد و دیگری دو ساعت تمرکز.

برای کارهای مهم، زمان تقریبی را مشخص کنید و سپس آنها را در تقویم قرار دهید. اگر سه کار دو ساعته، چند جلسه و چند تماس را در یک روز هشت ساعته جا داده اید، مشکل لزوما کمبود انگیزه نیست؛ ممکن است برنامه از ابتدا غیرواقعی باشد.

چگونه فهرست کارها را به یک برنامه قابل اجرا تبدیل کنیم؟

۱. فهرست اصلی را از فهرست امروز جدا کنید

همه کارها، ایده ها و یادآوری ها می توانند در یک فهرست اصلی باقی بمانند. اما لازم نیست همه آنها را هر روز مقابل چشم خود قرار دهید.

برای هر روز تعداد محدودی از کارهای واقعا قابل اجرا را انتخاب کنید. سه اولویت اصلی می تواند نقطه شروع مناسبی باشد. این تفکیک، فشار ناشی از دیدن تمام کارهای آینده را کمتر می کند.

۲. کار مبهم را به اقدام بعدی تبدیل کنید

عبارت هایی مانند پروژه سایت، وضعیت مالی یا ورزش، هنوز اقدام مشخصی نیستند. آنها را به کوچک ترین اقدام روشن تبدیل کنید.

تماس با طراح سایت برای مشخص کردن زمان تحویل، بررسی سه پرداخت این ماه، پوشیدن کفش و ده دقیقه پیاده روی

هرچه نقطه شروع واضح تر باشد، تصمیم گیری برای آغاز کار ساده تر می شود.

۳. برای کارهای مهم، زمان واقعی رزرو کنید

فهرست کارها به تنهایی از زمان شما محافظت نمی کند. اگر یک کار واقعا مهم است، برای آن در تقویم زمان مشخص تعیین کنید. مثلا ۱۰ تا ۱۱:۳۰ پیش نویس گزارش.

این کار یک تفاوت مهم ایجاد می کند: شما دیگر فقط نمی گویید این کار را باید انجام دهم؛ مشخص کرده اید چه زمانی قرار است آن را انجام دهید.

۴. کار فوری را با کار مهم اشتباه نگیرید

پیام ها و درخواست های فوری معمولا سریع تر توجه ما را به خود جلب می کنند، اما فوری بودن به معنای مهم بودن نیست. ممکن است یادگیری یک مهارت یا تکمیل بخش مهمی از یک پروژه بسیار مهم باشد، اما چون مهلت آن نزدیک نیست، مدام کنار گذاشته شود. بنابراین روز را فقط با کارهایی شروع نکنید که صدای بلندتری دارند.

گاهی مهمترین کار، همان کاری است که فعلا کسی برای انجام دادنش به شما فشار نمی آورد.

۵. برای اتفاقات پیش بینی نشده جا بگذارید

برنامه ای که تمام ساعت های روز را پر کرده باشد، با یک تماس، جلسه ناگهانی یا مشکل پیش بینی نشده به سرعت به هم می ریزد. برای وقفه ها، پیگیری ها و کارهای غیرمنتظره مقداری ظرفیت خالی در نظر بگیرید.

برنامه خوب برنامه ای نیست که هیچ جای خالی نداشته باشد؛ برنامه ای است که بتواند با اتفاقات واقعی روز کنار بیاید.

۶. پایان روز، فهرست را دوباره ارزیابی کنید

کارهای انجام نشده را بدون فکر به فردا منتقل نکنید. برای هر مورد از خودتان بپرسید هنوز مهم است؟ باید واگذار شود؟ زمان بیشتری نیاز دارد؟ یا اصلا می توان حذفش کرد؟

این مرور کوتاه مانع می شود یک فهرست قدیمی هفته ها با شما بماند و هر روز احساس عقب ماندگی ایجاد کند.

آیا فهرست کارهای روزانه واقعا بهره وری را افزایش می دهد؟

بله، اما نه صرفا به دلیل اینکه کارها روی کاغذ نوشته شده اند. فهرست زمانی مفیدتر است که بخشی از یک سیستم ساده باشد: کارها ثبت شوند، اولویت ها مشخص شوند، برای فعالیت های مهم زمان در نظر گرفته شود و برنامه در پایان روز یا هفته مرور شود.

پژوهش های مربوط به مدیریت زمان نیز نشان داده اند که ساختار دادن به زمان و مدیریت آن با عملکرد و بهزیستی ارتباط دارد. یک فراتحلیل منتشر شده در PLOS ONE نیز نشان داده است که مدیریت زمان فقط به افزایش خروجی کاری محدود نمی شود و با احساس کنترل و رضایت از زندگی نیز ارتباط دارد. بنابراین مسئله این نیست که فهرست کار داشته باشیم یا نداشته باشیم؛ مسئله این است که از فهرست چگونه استفاده کنیم.

بزرگ ترین اشتباه؛ تبدیل فهرست کارها به معیار ارزش شخصی

تمام نشدن فهرست روزانه لزوما به معنای کم کاری نیست. ممکن است فهرست از ابتدا غیرواقعی بوده باشد. شاید یک کار پیش بینی نشده وارد روز شده یا اولویت ها تغییر کرده باشند.

اگر هر شب تعداد تیک های فهرست را معیار موفقیت خود قرار دهید، ممکن است حتی در یک روز بسیار پربازده نیز احساس شکست کنید.

فهرست کارها باید به تصمیم گیری کمک کند، نه اینکه به ابزاری برای سرزنش خود تبدیل شود.

خودسنجی: فهرست کارهای شما واقعا کمک کننده است؟

آیا معمولا فهرست روزانه تان آنقدر طولانی است که از همان صبح احساس عقب ماندگی می کنید؟

آیا بیشتر کارهای ساده را تیک می زنید اما کارهای مهم و دشوار تا پایان روز باقی می مانند؟

آیا برای کارهای مهم فقط آنها را در فهرست می نویسید، بدون اینکه زمان مشخصی برایشان تعیین کنید؟

آیا کارهای انجام نشده را هر شب بدون ارزیابی به روز بعد منتقل می کنید؟

آیا وقتی تعداد زیادی کار انجام داده اید اما یک کار مهم باقی مانده، احساس می کنید روزتان موفق نبوده است؟

آیا برنامه روزانه شما آنقدر فشرده است که یک اتفاق پیش بینی نشده تمام آن را به هم می ریزد؟

اگر پاسخ شما به چند مورد مثبت است، شاید مشکل از کمبود تلاش نباشد؛ ممکن است فهرست کارهای روزانه شما به برنامه ای تبدیل نشده باشد که با ظرفیت واقعی روز هماهنگ باشد.

تفاوت فهرست کارها و تقویم چیست؟

فهرست کارها مشخص می کند چه فعالیت هایی وجود دارند. تقویم مشخص می کند چه زمانی قرار است آنها را انجام دهید.

برای مثال، نوشتن تهیه گزارش در فهرست فقط یک یادآوری است. وقتی برای آن ساعت ۱۰ تا ۱۱:۳۰ در تقویم زمان تعیین می کنید، یادآوری به یک برنامه عملی تبدیل می شود. این تفاوت ساده می تواند مشخص کند که یک کار فقط روی کاغذ باقی می ماند یا واقعا وارد روز شما می شود.

پرسش های متداول

چند کار باید در فهرست روزانه باشد؟

عدد ثابتی برای همه افراد وجود ندارد، اما بهتر است تعداد محدودی کار مهم و قابل اجرا برای هر روز انتخاب شود. سه اولویت اصلی می تواند نقطه شروع خوبی باشد.

آیا باید هر روز فهرست کار بنویسیم؟

اگر نوشتن فهرست به شما وضوح و نظم می دهد، می تواند مفید باشد. اما اگر فهرست طولانی فقط اضطراب ایجاد می کند، تعداد اولویت ها را کمتر و برنامه را ساده تر کنید.

آیا فهرست بلند به معنای بهره وری بیشتر است؟

خیر. تعداد موارد انجام شده به تنهایی نشان نمی دهد که روز چقدر موثر بوده است. ممکن است انجام چند کار مهم، ارزش بیشتری از تیک زدن تعداد زیادی کار کوچک داشته باشد.

اگر هر روز تعدادی کار باقی می ماند چه کنیم؟

آنها را به صورت خودکار به روز بعد منتقل نکنید. ابتدا بررسی کنید هنوز مهم هستند یا نه، چه زمانی باید انجام شوند و آیا امکان واگذاری یا حذف آنها وجود دارد.

فهرست کارهای روزانه زمانی مفید است که ذهن را از نگه داشتن کارها آزاد کند، نه اینکه صفحه ای طولانی از تعهدات تازه بسازد.

کارها را ثبت کنید، اما همه آنها را برای امروز نگذارید. اولویت های اصلی را مشخص کنید، برای کارهای مهم زمان واقعی رزرو کنید و برای اتفاقات پیش بینی نشده جا بگذارید.

قرار نیست هدف، پر کردن تمام خانه های فهرست باشد.

هدف این است که در پایان روز بدانید زمان و انرژی شما صرف چه چیزی شده و آیا آنچه واقعا مهم بوده، پیش رفته است.