۱۰ راهکار علمی برای مدیریت زمان در محل کار

به گزارش گروه روانشناسی رکنا، مدیریت زمان در محل کار قرار نیست هر دقیقه روز را با یک وظیفه پر کند. هدف این است که زمان را با اولویت های واقعی هماهنگ کنیم، برای اتفاقات پیش بینی نشده جا بگذاریم و بین تمرکز، ارتباطات کاری و استراحت تعادل ایجاد کنیم. یک فراتحلیل بزرگ از پژوهش های مدیریت زمان نشان داده است که این مهارت با عملکرد شغلی، پیشرفت تحصیلی و بهزیستی ارتباط دارد. نکته قابل توجه این است که رابطه مدیریت زمان با بهزیستی و رضایت از زندگی حتی پررنگ تر از رابطه آن با عملکرد بوده است. بنابراین مدیریت زمان فقط مسئله سریع تر کار کردن نیست؛ بخشی از مسئله این است که فرد احساس کند زمانش قابل کنترل تر و روز کاری اش قابل پیش بینی تر است.

۱. کارهای مهم را از کارهای فوری جدا کنید

فوری بودن یک کار لزوما به معنای مهم بودن آن نیست. ابتدای روز سه کاری را مشخص کنید که بیشترین اثر را بر پروژه، مشتری یا هدف اصلی شما دارند. بعد ایمیل ها، پیام ها و درخواست های فوری را در زمان مناسب قرار دهید.

یک پرسش ساده می تواند کمک کند: اگر امروز فقط یک کار را باکیفیت انجام دهم، کدام کار بیشترین تفاوت را ایجاد می کند؟ این سوال ذهن را از فهرست بلندبالای وظایف به سمت اولویت واقعی می برد.

۲. تقویم را جایگزین فهرست بی پایان کنید

فهرست کارها می تواند مفید باشد، اما یک مشکل دارد: نشان نمی دهد هر کار واقعا چه زمانی قرار است انجام شود. برای کارهای مهم، یک بازه مشخص در تقویم قرار دهید. مثلا از ساعت ۹ تا ۱۰ برای نوشتن گزارش و از ساعت ۱۱ تا ۱۱:۳۰ برای پاسخ دادن به ایمیل ها.

وقتی کارها وارد تقویم می شوند، ظرفیت واقعی روز بهتر دیده می شود و احتمال برنامه ریزی بیش از حد کاهش پیدا می کند.

۳. برای وقفه ها زمان ذخیره کنید

برنامه ای که تمام ساعت های روز را پر کرده باشد، با اولین تماس، جلسه ناگهانی یا مشکل پیش بینی نشده از هم می پاشد.  به همین دلیل، بخشی از زمان کاری را عمدا خالی بگذارید تا برای وقفه ها، اصلاح اشتباهات و کارهای غیرمنتظره جا داشته باشید.

این زمان خالی به معنای تلف کردن وقت نیست؛ بخشی از برنامه واقع بینانه است.

۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید

اگر هر چند دقیقه یک بار از نوشتن گزارش به پیام رسان، از پیام رسان به ایمیل و بعد به جلسه بروید، ذهن دائما مجبور به تغییر زمینه کاری می شود. پاسخ دادن به ایمیل ها، تماس ها و پیام های داخلی را می توان در چند بازه مشخص انجام داد.

دسته بندی کارهای مشابه کمک می کند تعداد جابه جایی های ذهنی کاهش پیدا کند و زمان بیشتری برای کارهای نیازمند تمرکز باقی بماند.

۵. زمان کار عمیق را محافظت کنید

کارهایی مانند تحلیل، نوشتن، حل مسئله و تصمیم گیری به تمرکز نیاز دارند. برای این نوع وظایف، یک بازه بدون اعلان ایجاد کنید. تلفن را روی حالت بی صدا بگذارید، پیام رسان ها را ببندید و اگر امکان دارد به همکاران اطلاع دهید که در این بازه در دسترس نیستید.

این زمان لازم نیست چند ساعت طول بکشد. یک بازه ۲۵ تا ۵۰ دقیقه ای با تمرکز واقعی می تواند بسیار متفاوت از چند ساعت کاری باشد که مرتب با اعلان و پیام قطع می شود.

۶. جلسه را فقط با هدف روشن برگزار کنید

هر جلسه ای ضرورتا به یک جلسه نیاز ندارد. پیش از پذیرش یا برگزاری جلسه، سه سوال را مشخص کنید: هدف جلسه چیست؟ چه تصمیمی باید گرفته شود؟ چه افرادی واقعا باید حضور داشته باشند؟

اگر هدف فقط اطلاع رسانی است، ممکن است یک پیام یا گزارش کوتاه کافی باشد.  در پایان جلسه نیز مسئول هر اقدام و زمان پیگیری را مشخص کنید. در غیر این صورت، جلسه ممکن است فقط به مجموعه ای از گفت و گوها تبدیل شود که نتیجه مشخصی ندارند.

۷. یاد بگیرید محترمانه نه بگویید

مدیریت زمان بدون محافظت از زمان ممکن نیست. وقتی کار جدیدی به شما سپرده می شود، به جای پذیرفتن خودکار همه درخواست ها، درباره اولویت ها سوال کنید. برای مثال می توانید بگویید: برای انجام باکیفیت این کار، باید موعد تحویل را جابه جا کنیم.

اکنون روی یک اولویت دیگر کار می کنم؛ آیا این مورد می تواند تا فردا صبر کند؟ اگر این کار اضافه شود، کدام کار فعلی را متوقف کنیم؟ این نوع پاسخ، به جای رد کردن مسئولیت، درباره ظرفیت واقعی زمان و اولویت ها گفت و گو ایجاد می کند.

۸. برای کارهای کوچک تصمیم مشخص بگیرید

هر کار کوتاهی لازم نیست همان لحظه انجام شود. وقتی یک کار کوچک وارد فهرست شما می شود، درباره آن یکی از چهار تصمیم را بگیرید: انجام دادن، واگذار کردن، زمان بندی کردن یا حذف کردن. کارهای کوچک اما مبهم اگر بدون تصمیم باقی بمانند، به مرور فضای ذهنی زیادی اشغال می کنند.

۹. پایان روز را مرور کنید

پنج دقیقه آخر روز کاری را به مرور اختصاص دهید. سه چیز را مشخص کنید: چه کاری انجام شد، چه چیزی باقی ماند و مهم ترین کار فردا چیست.

این مرور کوتاه باعث می شود ذهن مجبور نباشد تمام وظایف ناتمام را هنگام خروج از محل کار با خود حمل کند و شروع روز بعد نیز ساده تر شود.

۱۰. مشکل ساختاری را با برنامه ریزی شخصی پنهان نکنید

گاهی مشکل کمبود مهارت مدیریت زمان نیست. اگر حجم کار دائما بیشتر از ظرفیت است، اولویت ها مشخص نیستند، نیروی کافی وجود ندارد یا جلسه های بی هدف بخش بزرگی از روز را می گیرند، نمی توان همه مسئولیت را به برنامه ریزی فردی نسبت داد.

مدیریت زمان نباید تبدیل به ابزاری برای پنهان کردن کمبود نیرو، ضرب الاجل های غیرواقعی یا فرهنگ پاسخ گویی دائمی شود.مدیریت زمان سالم ترکیبی از برنامه ریزی فردی و طراحی مناسب کار است؛ یعنی اولویت روشن، اختیار کافی، بارکاری معقول و امکان تمرکز.

خودسنجی؛ زمان کاری شما کجا از دست می رود؟

آیا بیشتر روز کاری خود را صرف کارهای فوری می کنید و کارهای مهم به پایان روز منتقل می شوند؟

آیا فهرست وظایف شما آنقدر طولانی است که تقریبا هیچ وقت کامل نمی شود؟

آیا هنگام انجام کارهای مهم، پیام ها و اعلان ها مرتب تمرکزتان را قطع می کنند؟

آیا در جلسه هایی شرکت می کنید که هدف یا نتیجه مشخصی ندارند؟

آیا معمولا کارهای جدید را بدون پرسیدن اینکه کدام اولویت قبلی باید جابه جا شود، قبول می کنید؟

آیا حجم کار شما به شکل پایدار بیشتر از زمانی است که در اختیار دارید؟

اگر پاسخ شما به چند مورد مثبت است، ممکن است مشکل فقط کمبود نظم شخصی نباشد. شاید لازم باشد خود جریان کار، میزان وقفه ها و حجم مسئولیت ها را نیز بررسی کنید.

آیا چندوظیفگی واقعا بهره وری را بیشتر می کند؟

در کارهای شناختی پیچیده، چیزی که چندوظیفگی نامیده می شود اغلب جابه جایی سریع میان وظایف است، نه انجام واقعی چند کار پیچیده به شکل هم زمان. برای همین، کاهش وقفه ها و اختصاص دادن زمان مشخص به هر وظیفه می تواند به حفظ تمرکز کمک کند.

آیا روش پومودورو برای همه مناسب است؟

برخی افراد با بازه های کوتاه مانند ۲۵ دقیقه بهتر کار می کنند و برخی برای کارهای پیچیده به بازه های طولانی تر نیاز دارند.  اصل مهم تر از عدد ۲۵ دقیقه، ایجاد دوره های مشخص تمرکز و استراحت است.

مدیریت زمان بیشتر برای بهره وری است یا آرامش؟

هر دو. شواهد پژوهشی نشان می دهند مدیریت زمان فقط با خروجی کاری ارتباط ندارد و با بهزیستی و رضایت از زندگی نیز مرتبط است. بنابراین هدف مدیریت زمان نباید این باشد که فرد هر ساعت بیشتری کار کند. هدف این است که زمان محدود خود را آگاهانه تر میان کارهای مهم، ارتباطات، استراحت و زندگی شخصی تقسیم کند.

مدیریت زمان در محل کار یعنی بدانیم زمان خود را دقیقا کجا خرج می کنیم. اولویت بندی، زمان بندی واقعی، کاهش وقفه ها، محافظت از تمرکز، مدیریت جلسه ها و توانایی نه گفتن می توانند به کنترل بهتر روز کاری کمک کنند. اما اگر حجم کار از ظرفیت فرد بیشتر باشد، هیچ فهرست وظایفی نمی تواند یک مشکل ساختاری را کاملا حل کند. گاهی بهترین راه مدیریت زمان، فقط بهتر برنامه ریزی کردن نیست؛ بلکه روشن کردن اولویت ها و صحبت کردن درباره حجم واقعی کار است.