جومانجی / نگاه دکتر انتظامی به بازی جومانجی در ادارات

شاید فیلم جومانجی (١٩٩۵) با بازی درخشان رابین ویلیامز را دیده باشید. ماجرای نوعی بازی است که وقتی راه می افتد پایان ندارد و اختیار در دست بازیگر نیست تا هر وقت دلش خواست از بازی بیرون بیاید.

یکی از آسیب‌های نظام اداری، بعضی نامه‌های زاید است که هر کدام می‌توانند یک جومانجی باشند. روند شکل‌گیری این نامه‌ها معمولا چنین است: یک کارمند یا کارشناس احتمالا برای آن که حقوق خود را حلال کند یا پست سازمانی خود را مهم جلوه دهد یا خود را به نفر ارشد نشان دهد پیش‌نویس تهیه می‌کند؛ مدیر بالادستی هم که معمولا اسیر روال‌های موجود است آن را امضا می‌کند و در اتوماسیون می‌گذارد. بازی از همین‌جا شروع می‌شود. این نامه به دست یک مدیر شبیه خودش می‌رسد؛ او به جای آن که کمی فکر کند که این نامه چه ضرورتی دارد و براساس چه صلاحیتی نوشته شده است و آیا می‌تواند با یک تلفن ساده، حل‌ش کند و سوالاتی از این دست، نامه را به یک یا چند نفر ارجاع می‌دهد. آنان نیز به نوبه خود نامه را به صورت خوشه‌ای توزیع می‌کنند. پاسخ یا اقدام هم با همین ترتیب بر می‌گردد؛ با این تفاوت که سنگ اولیه‌ای که در آب رها شده، حالا امواج متعدد تولید کرده است. انبوهی ارجاعات تو در تو، پیرو ها (به اسم پیگیری!)، رونوشت‌های زاید و ...

باور بفرمایید بیش از نیمی از مکاتبات اداری چنین خصلتی دارند. با همت مدیران و کارشناسان وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، نامه‌های صادره وزارت در طول ۶ ماه و از ۴۵٠ نامه در روز به ٣۵٠رسیده است. این عدد همچنان قابل کاهش می‌نماید. این کاهش چه مزایایی دارد؟

١- به کوچک شدن دولت کمک می‌کند. تورم دولت ناشی از بیماری هلندی در حوزه نیروی انسانی است: چون کارمان زیاد است (منظور همین کارهای زاید است) پس نیاز به نیروی انسانی بیشتری داریم. آن نیروی انسانی، اولا به نیروی انسانی پشتیبان نیاز دارد (آی‌تی، تاسیسات، ترابری، خدمات و ...) ثانیا اتاق و ساختمان بیشتری را طلب می‌کند. و این سیکل، مرتب تکرار می‌شود؛ شبیه بیماری استسقاء، شبیه نوشیدن آب دریا که بر تشنگی می‌افزاید. کار به جایی می رسد که ٨٠-٧٠ درصد بودجه عمومی کشور، خرج خودش می‌شود. پس اگر نامه‌پراکنی‌ها را کم کنیم در یک سلسله علّی- معلولی، همه این تبعات منفی از بین می‌رود. اگر هم سایر اقدامات (ساختار زدایی، جلسه‌زدایی، برنامه‌ریزی عملیاتی، آمار ثبتی‌مبنا و دولت الکترونیک) هم به این درمان افزوده شود، معجزه می‌کند.

٢- بند قبل صرفا به هدر رفت منابع کشور اشاره داشت که با وجود اهمیت اما در مقابل مزیت دوم خیلی کوچک است. کاهش مکاتبات سبب می‌شود وقت و انرژی مدیران و کارشناسان به جای کارتابل‌بینی‌های زاید به امور مهم معطوف شود و اساسا فرصت کنند امور مهم را از امور غیرمهم باز شناسند. با این حساب، امور مهم و حیاتی در عداد امور غیر مهم تلقی نمی‌شوند و ناخواسته زیر انبوه چنین اموری دفن نمی‌شوند.

جک ولش مدیر افسانه‌ای جنرال الکترونیک که در دهه ١٩٨٠ و ١٩٩٠ توانست این کمپانی را از آستانه ورشکستگی به پنج شرکت اول آمریکا برساند سلسله اقدامات جالبی دارد. یکی از آنها این بود که در ما‌ه‌های اول تصدی خود حدود یکصدهزار نفر از چهارصد هزار کارمند شرکت را اخراج کرد. او می‌گفت اخراجی‌ها دو گروه بودند. گروه اول گزارش‌هایی می‌نوشتند که گروه دوم بخواند و من دیدم اصل آن گزارش، زاید است!