نکات مهم در خرید سیستم حضور و غیاب

چگونه دستگاه حضور و غیاب، کارمندان و شرکت ها را منظم می‌کند؟
بهره وری و زمان کار کارمندان، یکی از دغدغه های مهم هر مدیر و صاحب کسب و کاری است. هدف کلی هر مدیر یا صاحب کسب و کار، استخراج بهترین عملکرد به ازای حقوق و دستمزد هر کارمند و نیروی کار می باشد. در این مقاله قصد داریم در مورد روش‌های مختلف ثبت زمان کار کارمندان، ورود و خروج و مرخصی یا اضافه کاری نیروهای کار صحبت کنیم و این روش‌ها را از گذشته تا بحال مورد بررسی و نقد و مقایسه قرار دهیم. هر شرکت یا کسب و کاری که دارای بیش از چند پرسنل است، به مرور زمان نیازمند به استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب دقیق و مطمئن است. هرچند هنوز می‌توان به روش سنتی و ثبت دستی ورود و خروج، مرخصی و اضافه کاری هر کارمند پرداخت, اما این روش شرکت ها را در معرض خطاهای گوناگونی قرار می‌دهد. پر واضح است که روش‌های انسانی عاری از خطا نبوده و حتی با وجود تعداد پرسنل کم و معدود،این روش ها پتانسیل وقوع خطاهای زیادی را دارا می باشد. هر شرکت یا کسب و کاری که بخواهد بهترین سیستم حضور و غیاب را برای خود انتخاب کند، نیاز به دانش و اطلاعات کافی در این زمینه دارد.چرا که سیستم های حضور و غیاب موجود در بازار انواع مختلف و متنوعی دارند و هر کدام از آن ها دارای کارآیی های بسیار متفاوتی می باشند که این موضوع انتخاب بهترین سیستم را برای کارفرمایان کسب و کارها و شرکت ها کمی سخت می کند. اگر در جستجوی بهترین سیستم حضور و غیاب برای کسب و کار یا شرکت خود هستید، ویژگی های خاصی وجود دارد که حتما به دانستن آن ها نیاز دارید. با در نظر گرفتن نکاتی که در ادامه مقاله ارائه خواهیم داد، به راحتی می توانید مناسب ترین سیستم را برای مجموعهیا کسب و کار خود انتخاب و خریداری نمایید.

اما قبل از هر چیزی بهتر است با سیستم حضور و غیاب آشنا شویم:
سیستم حضور و غیاب بهترین راهکار برای ثبت زمان تردد افراد داخل یک مجموعه می باشد. این مجموعه می‌تواند یک موسسه یا شرکت، فروشگاه، اداره دولتی، باشگاه ورزشی یا هر مجموعه دیگری باشد. در گذشته ثبت حضورو غیاب افراد به صورت دستی و کاغذی یا از طریق ثبت در دفاتر مخصوص انجام میشد. همانطور که گفتیم، این روش احتمال خطا در محاسبات را افزایش می داد. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک آفلاین و آنلاین و با قابلیت های مختلفی به بازار عرضه شد. این سیستم ها شامل حضور و غیاب کارتی، اثر انگشت، تشخیص چهره و روش‌های دیگر هستند. شما می توانید با توجه به نیاز مجموعه ( کسب و کار ) خود این سیستم ها را تهیه نمایید. در واقع این سیستم ها به شما کمک می‌کنند تا ورود و خروج کارکنان و تمامی افراد داخل مجموعه را به صورت اتوماتیک و بدون دخالت نیروی انسانی ثبت و عملکرد آن‌ها را با دقت بیشتری ارزیابی و مدیریت نمایید.درنتیجه محاسبه زمان کارکرد و حقوق بسیار ساده تر می شود.

مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب کارت زنی :
اولین قدم از روش سنتی به سمت روش مدرن در این حوزه به حساب می آیند. این روش به نسبت روش دستی انقلابی در صنعت شناسایی و کنترل تردد به حساب می آمد. در دستگاه حضور و غیاب کارتی، به هر کارمند یک کارت اختصاص داده می‌شود و هر کارمند با استفاده از این کارت تردد خود را ثبت می‌کند. این کارت‌ها انواع مختلفی دارند. از کارت‌های تماسی تا کارتهای مغناطیسی. در این روش دیگر نیازی به بکار گرفتن یک نیروی انسانی برای ثبت داده ها وجود نداشت و صرفه جویی قابل توجهی در زمان صورت می گرفت. همچینن در دستگاه حضور و غیاب کارتی، سرعت شناسایی نسبت به روش سنتی بسیار بالاتر و امکان شناسایی ترددهای زیاد در مدت زمان کم وجود دارد. اما این نوع دستگاه حضور و غیاب معایبی هم دارد. اگر دارنده کارت، کارت خود را گم کند، یا کارت در اثر ضربه، مجاورت با رطوبت یا هر روش دیگری قابلیت خود را از دست بدهد، عملا امکان شناسایی کنترل تردد فرد دچار اختلال می‌شود. و بدتر از آن اینکه تا زمان تهیه و ارائه کارت جدید، کارمند مورد نظر را نمی‌توان از طریق دستگاه حضور و غیاب کارتی شناسایی و پردازش کرد مورد دیگری که می‌توان تحت عنوان یکی از معایب این دستگاه حضور و غیاب برشمرد، امکان تقلب و دور زدن این دستگاه توسط کارمندان میباشد. با توجه به اینکه تنها روش احراز هویت دستگاه حضور و غیاب کارتی، کارت هر کارمند میباشد، کارمندان می‌توانند به راحتی با استفاده از کارت یکدیگر، رفت و آمدهای جعلی و غیرواقعی را برای یکدیگر ثبت کنند.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک ( تشخیص چهره یا اثر انگشت
شاید به خاطر همین معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی، اکثر شرکت ها در چند سال اخیر تمایل بیشتری به دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک نشان داده اند. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، جدیدترین نسل از دستگاه های کنترل تردد به حساب می آید. اساس کار دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک نه بر اساس کارت بلکه بر اساس ویژگی های ظاهری هر کارمند میباشد. بعضی از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک از اثر انگشت بعنوان مؤلفه احراز هویت هر کارمند استفاده می‌کنند. نوعی دیگر از این دستگاه ها، از شناسایی چهره (مانند تکنولوژی تشخیص چهره در موبایل های مدرن) بهره می‌گیرند. و البته انواع دیگری هم وجود دارند.مانند دستگاه های حضور و غیاب بیومتریکی که بر اساس شناسایی و پردازش کف دست هر کاربر، عمل احراز را انجام میدهند. به همین دلیل عملا امکان تقلب و تخلف در این نوع دستگاه های حضور و غیاب به صفر می‌رسد. فرایند شناسایی در این دستگاه ها بسته به نوع دستگاه تا حتی کمتر از 0.5 ثانیه زمان می‌برد. در این روش دیگر نگرانی بابت گم شدن یا خرابی کارت وجود ندارد چون در این دستگاه ها، کارتی وجود ندارد و عملیات شناسایی فقط بر اساس ویژگی های منحصر به فرد ظاهری انجام می‌شود. همچین هزینه های صدور کارت، تعویض و تجدید آن نیز از بین می‌رود. بهمین دلیل، خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک عملا یک سرمایه گذاری بلند مدت برای هر شرکتی به حساب می آید. در این مقاله و تا اینجا به اهمیت دستگاه های حضور و غیاب و نقش آنها در افزایش بهره وری شرکت و زمان کارمندان واقف شدیم. اما در خرید دستگاه های حضور و غیاب، نکات مختلفی وجود دارد. برای مثال اگر شرکت شما دارای 200 نفر پرسنل باشد، در مقایسه با شرکتی که دارای 1500 نفر پرسنل است، به دستگاه حضور و غیاب متفاوتی نیازمند است. یا بعنوان نمونه،اگر شرکت یا کسب و کار شما در شرایط محیطی و دمایی خاصی قرار دارد(برای مثال: شرکت های تولید مواد شیمیایی)، شما به دستگاه حضور و غیاب متناسب با شرایط خود نیازمند هستید. همچنین نکات دیگری نیز وجود دارد. مثل نرم افزار های داخلی شرکت و کسب و کار شما. به این دلیل که هر دستگاه حضور و غیابی ممکن است با تعدادی خاصی از نرم افزارها قابلیت اتصال داشته باشد.جهت مشاوره و تهیه بهترین دستگاه حضور و غیاب متناسب با کسب و کار خود و همچنین نرم افزار حضور و غیاب رایگان میتوانید با کارشناسان فراتکنو تماس بگیرید.دستگاه حضور و غیاب + نرم افزار رایگان